Firmentelefonbuch

Was ist das Firmentelefonbuch?

Das Firmentelefonbuch ist ein gemeinsames Kontaktverzeichnis innerhalb Ihrer Organisation. Benutzer können Kontakte erstellen, importieren und – falls gewünscht – mit der gesamten Organisation teilen. So haben Mitarbeiter jederzeit Zugriff auf dieselben, aktuellen Kontaktdaten.

1. Telefonbuch öffnen

Navigieren Sie im UC-Client über das linke Menü zu Telefonbuch. Hier sehen Sie eine Übersicht aller Kontakte mit den Spalten Name, Unternehmen/Funktion, Telefonnummer, E-Mail und Labels und Gruppen.

Die Spalte Labels und Gruppen zeigt zwei Arten von Informationen:

• Labels – über welche CRM-Integration der Kontakt hinzugefügt wurde.

• Gruppen – ob ein Benutzer einer Gruppe auf der Plattform zugeordnet ist. Dies ist nur relevant, wenn Gruppen innerhalb Ihrer Organisation eingerichtet wurden.

Ist das Telefonbuch leer? Dann wurden noch keine Kontakte erstellt oder importiert.

2. Kontakt manuell erstellen

Schritt 1 – Klicken Sie auf + Hinzufügen Oben rechts im Telefonbuch-Bildschirm.

Schritt 2 – Füllen Sie die Kontaktdaten aus

• Vorname und Nachname

• Firmenname

• Funktion

• Telefonnummern – Wählen Sie einen Typ (Mobiltelefon, Büro usw.) und geben Sie die Nummer ein. Die Nummer muss aus 9 bis 15 Ziffern bestehen und mit einer Landesvorwahl beginnen (z. B. +49 151 12345678).

• E-Mail-Adressen – Wählen Sie einen Typ (Andere, Büro usw.) und geben Sie eine gültige E-Mail-Adresse ein.

Felder mit rotem Rahmen enthalten einen Fehler; korrigieren Sie diese vor dem Speichern.

Schritt 3 – Optional: Im Firmentelefonbuch aktualisieren Aktivieren Sie den Schalter Im Firmentelefonbuch aktualisieren, um den Kontakt mit der gesamten Organisation zu teilen. Ist der Schalter deaktiviert, ist der Kontakt nur für Sie sichtbar.

Schritt 4 – Klicken Sie auf Kontakt erstellen Der Kontakt erscheint nun in der Liste.

💡 Tipp: Über das Stern-Symbol (⭐) hinter einem Kontakt können Sie ihn als Favorit markieren. Über das Stift-Symbol (✏️) öffnen Sie den Kontakt zum Bearbeiten.

3. Kontakte importieren via Excel/CSV

Sie können eine große Kontaktliste auf einmal über eine .CSV-, .XLS- oder .XLSX-Datei importieren.

Schritt 1 – Klicken Sie auf Importi... Oben rechts im Telefonbuch-Bildschirm.

Schritt 2 – Laden Sie Ihre Datei hoch Legen Sie Ihre Datei im Upload-Fenster ab oder klicken Sie auf Dateimanager öffnen, um eine Datei auszuwählen. Sie können auch zunächst auf Beispiel... klicken, um das korrekte Format herunterzuladen.

Schritt 3 – Klicken Sie auf Speichern Die Kontakte werden in das Telefonbuch geladen.

Erforderliches Dateiformat

Die Importdatei muss folgende Spalten enthalten:

⚠️ Hinweis: Das dritte Feld (true oder false) gibt an, ob dies die primäre Nummer/Adresse ist. Jeder Kontakt kann mehrere Nummern und Adressen haben, getrennt durch ein Semikolon (;).

Laden Sie die Beispieldatei über die Schaltfläche Beispiel... im Importfenster herunter, um eine fertige Vorlage zu erhalten.

4. Kontakte filtern

Klicken Sie auf Filtern (oben rechts), um die Ansicht auf eine bestimmte Gruppe einzuschränken:

• Alle – Alle Kontakte

• Wählplan – Kontakte, die mit einem Wählplan verknüpft sind

• Kollegen – Interne Mitarbeiter

• Firmentelefonbuch – Mit der Organisation geteilte Kontakte

5. Kontakt bearbeiten oder löschen

Klicken Sie auf das Stift-Symbol (✏️) hinter einem Kontakt, um ihn zu öffnen. Passen Sie die gewünschten Daten an und klicken Sie auf Kontakt aktualisieren.

Möchten Sie einen Kontakt löschen? Klicken Sie auf die rote Schaltfläche Löschen unten im Bearbeitungsfenster und bestätigen Sie die Aktion.

6. Verwaltung über Qaller (iOS)

Neben dem UC-Client können Kontakte auch über die Qaller-App (Beta, iOS Build 5.2.3) hinzugefügt werden. Die dort erstellten Kontakte werden mit dem Firmentelefonbuch im UC-Client synchronisiert.

7. Administratoreinstellungen – Wer darf das Firmentelefonbuch verwalten?

Standardmäßig dürfen alle Benutzer Kontakte zum Firmentelefonbuch hinzufügen. Als Administrator können Sie dies einschränken, sodass nur Administratoren Änderungen vornehmen dürfen.

Schritt 1 – Öffnen Sie das Company Panel Melden Sie sich als Administrator an und öffnen Sie die Verwaltungsumgebung.

Schritt 2 – Navigieren Sie zu Einstellungen → Allgemeine Einstellungen

Schritt 3 – Suchen Sie den Abschnitt Verwaltung des Firmen-Telefonbuchs Hier finden Sie die Option: "Nur Administratoren können Änderungen am Firmen-Telefonbuch vornehmen".

Schritt 4 – Stellen Sie den Schalter auf Ja Ab diesem Zeitpunkt können nur noch Administratoren das Firmentelefonbuch verwalten. Normale Benutzer können Kontakte weiterhin einsehen, aber nicht mehr zum geteilten Telefonbuch hinzufügen oder darin bearbeiten.

⚠️ Hinweis: Benutzer können weiterhin persönliche Kontakte erstellen. Nur das Hinzufügen zum geteilten Firmentelefonbuch wird eingeschränkt, wenn diese Einstellung aktiviert ist.